A Era Fiscal Digital instituída pelo Decreto nº 6.022 de 2007, que têm como pano de fundo o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, introduziu as informações fiscais à um novo patamar no que diz respeito a tecnologia: a integração.
Há muito tempo, quando os registros fiscais e contábeis das empresas ainda dependiam de registros em papel (aos que respiram SPED desde 2007, poderá parecer um século ou mais), a comparação destas informações no menor nível de detalhe, era algo impensável na relação fisco versus contribuinte. Devido ao grande volume de dados que as empresas geram a cada exercício fiscal, uma simples análise e cruzamento destas poderia levar dias, meses e até mesmo anos.
Na contramão desta realidade, surgiu o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital e com ele os seus subprojetos (NF-e, ECD, EFD-ICMS/IPI, EFD-PIS/COFINS, CT-e) que não apenas modernizou a RFB, como possibilitou reduzir o tempo e aumentar atuação sua fiscalizatória.
Além de um leiaute padronizado para todos os contribuintes, as obrigações digitais possuem intersecções que, sem o devido cuidado e entendimento, podem expôr as empresas e todo o seu ecossistema (clientes, fornecedores, diretores e investidores) por conta de alguns bytes mal posicionados.
Para entender esta situação, basta fazermos um simples exercício: uma empresa passou à obrigatoriedade no envio da EFD-ICMS/IPI no decorrer de 2009. Esta mesma empresa -por ser tributada pelo Lucro Real - passou também a enviar a ECD - Escrituração Contábil Digital - no ano de 2010. Nesta simples situação, a empresa passou a ter que contar a mesma história ao fisco, em dois leiautes diferentes. Eis aí que mora o perigo.
Como cada obrigação acessória possui uma data e frequência de envio ao Fisco diferente, nem sempre é possível atuar no primeiro fato gerador das informações que integrarão as mais diversas obrigações, reduzindo os impactos e custos que isto representará para a entidade.
Sem uma visão sistêmica de todo o processo que envolve, por exemplo, a emissão de uma NF-e, a empresa poderá sofrer com o atraso na entrega da mercadoria ao seu cliente (um cadastro incompleto, inconsistência nos parâmetros fiscais que impeçam a validação do XML) , até mesmo em crime contra a ordem tributária, quando operações tributadas não são reconhecidas como tal. E é isto que, atualmente, está disponível para o fisco: os pormenores de toda a operação empresarial.
Para que as empresas reduzam situações onde a mesma informação conta várias histórias, há que analisar o principal gargalo de todos os processos: comunicação.
Atualmente, não podemos separar a obrigação fiscal de uma empresa dos seus processos de compra, venda, recebimento de mercadorias, cadastros, dentre outros. Os dados enviados ao fisco podem ser consideradas como a consolidação ou o resultado das atividades que permeiam todas as áreas do negócio.
Para evitar que sua empresa seja alvo de uma ação fiscalizatória por contar histórias diferentes com os mesmos personagens, invista na capacitação dos "redatores fiscais" desta história, afinal de contas, seu negócio está nas mãos deles.
