Embora o eSocial passe efetivamente a ser obrigatório a partir de setembro de 2016, as regras relativas ao envio dos arquivos de segurança do trabalho estenderam este prazo por mais seis meses. Ao mesmo tempo, a complexidade da nova sistemática ainda assusta empresários e contadores.

Se apenas 250 mil empresas atualmente passam por algum tipo de fiscalização do Ministério do Trabalho, a implantação do eSocial tornará esta abrangência da fiscalização praticamente total.

“Ao automatizar o registro de eventos em tempo real, a fiscalização torna-se massificada”, afirma o professor Roberto Dias Duarte, presidente do Conselho de Administração da NTW Contabilidade, ao analisar o impacto do eSocial no Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) e no Serviço de Segurança e Medicina do Trabalho.

Juntamente com Duarte, a advogada Nilza Machado, especializada em gestão de RH e transdisciplinariedade em saúde, educação e desenvolvimento humano, respondem a diversas perguntas sobre o tema.

1- Por que o Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) e o Serviço de Segurança e Medicina do Trabalho ganhou tanta relevância depois do advento do eSocial?

[Nilza] Porque o eSocial requer arquivos específicos de SST contendo todos os ambientes onde há trabalhadores internos e externos, seus respectivos riscos e exames médicos. Além dos arquivos requeridos todos os riscos foram codificados, inclusive os ergonômicos, mecânicos e de acidentes. Independente do porte, todos os empregadores terão de cumprir as obrigações de SST.

[Roberto] As normas que regulamentam este tema não são exatamente uma novidade. Entretanto, ao automatizar o registro de eventos em tempo real, a fiscalização torna-se massificada. Para se ter uma ideia, temos em torno de 9 milhões de empresas legalmente constituídas no Brasil. Apenas 250 mil passam por algum tipo de fiscalização do Ministério do Trabalho. Com a implantação do eSocial, a abrangência da fiscalização será praticamente total.

2 – Por que o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) devem estar alinhados com as informações do departamento de recursos humanos já na admissão do trabalhador? Que profissionais informam cada uma das informações?

[Nilza] Na admissão, o empregador estará obrigado a informar em qual ambiente o trabalhador será inserido, seus riscos, EPI, exames médicos e descrição de atividades. As informações de segurança, inclusive descrição de atividades pelos profissionais de segurança próprios ou contratados e informações médicas pelos profissionais de medicina próprios ou contratados.

[Roberto] Os eventos eletrônicos do eSocial registram cada etapa do “ciclo de vida” do trabalhador na empresa. Por isso, as informações relativas à admissão e às condições do exercício das atividades devem estar em sintonia.

3 - Por que e para que os riscos a que o trabalhador estará exposto após sua admissão devem estar descritos da mesma maneira no PCMSO e no PPRA?

[Nilza] O eSocial requer as mesmas informações exigidas na lei para proteção do trabalhador. No PPRA, AET, APR reconhece o risco e no PCMSO se define a monitoração da saúde do trabalhador. Os riscos devem ser os mesmos no reconhecimento e monitoração. Essas informações atendem ao PPP que passa a ser eletrônico, conforme anunciado desde a IN 99, de 5 de dezembro de 2003.

[Roberto] Não podemos nos esquecer de que as normas já existem, e deveriam ser cumpridas. Como é inviável realizar a fiscalização in loco em todas as empresas, a maior parte desconsidera as regras ou as cumpre apenas parcialmente.

4 - A partir de quais documentos poderá a Receita Federal verificar se o trabalhador está exposto o trabalhador a riscos que levam ao pagamento de adicional de insalubridade/periculosidade e até se fará jus à aposentadoria especial?

[Nilza] A sequência que devemos fazer está clara nas tabelas do eSocial 21, 22 e 23. No roteiro da tabela 21 devemos fazer o reconhecimento do risco. A tabela 22 tem como foco o enquadramento de insalubridade, periculosidade, penosidade, portanto, se no primeiro passo há agentes que ensejem insalubridade o empregador deve promover um laudo de insalubridade que sustente declarar ou não no eSocial. Da mesma forma, a tabela 23 tem o padrão de aposentadoria especial, e recomendamos atenção especial aos agentes previstos na LINACH.

[Roberto] Cabe esclarecer que a competência da Receita Federal é tributária e não trabalhista. Entretanto, os dados do eSocial serão compartilhados com outras autoridades como os ministérios do Trabalho e Emprego e da Previdência Social.

5 - Quais os riscos para a empresa se esses documentos estiverem errados

[Nilza] Informações incorretas em SST podem resultar em perda de direitos do trabalhador o que pode resultar em processos por danos materiais, morais, além de multas por não cumprimento de obrigações. Cabe ressaltar que o CNAE da empresa, a nota fiscal eletrônica, a epidemiologia da empresa, publicada no FAP, são indiciadores dos riscos existentes.

[Roberto] Os riscos são dois: autuações por não cumprimento da legislação (tributária, previdenciária e trabalhista) e o pagamento incorreto de impostos e contribuições.

6 - Se a empresa descrever que o seu empregado está exposto a agentes nocivos à saúde, ele deve demonstrar que efetua a gestão para reduzir os danos ao trabalhador? Como isso deve ser feito?

[Nilza] Essa metodologia está exposta no FAP. Faz 6 anos que o governo publica os indicadores de adoecimento relacionado ao trabalho e estabeleceu uma meta mínima de redução de adoecimento de 5%. Também determinou travas e critérios para comprovar os investimentos da empresa em SST.

7 - Especialistas alertam que se isso não foi realizado de forma correta. É o mesmo que chamar o fiscal para dentro da empresa. Isso é verdade e por quê?

[Nilza] É verdade. Informações que ficavam na intimidade da nossa empresa serão enviadas ao governo de forma padronizada.

[Roberto] O envio de eventos com dados incorretos, incoerentes ou fora do prazo pode levar as autoridades a uma fiscalização in loco. Precisamos ter em mente que o uso de sistemas informatizados viabiliza a aplicação de técnicas estatísticas e cruzamento de informações. Os eventos do eSocial poderão ser utilizados para criar uma espécie de “malha fina” tributária, trabalhista e previdenciária.

8- Se o trabalhador deixar de trabalhar exposto ao risco, essa mudança deve ser informada? Como, quando e por quê?

[Nilza] Qualquer mudança de leiaute ou processo que resulte em risco ou eliminação de risco terá que ser enviada no arquivo: Condições Ambientais ~ Fatores de Riscos.

9 - O que e para quem cada um destes documentos: PCMSO, PPRA, laudo de insalubridade, CAT, PPP, LTCAT, RAT, SAT informam?

[Nilza] São informações para o Ministério da Previdência quanto ao atendimento dos campos do PPP; para o Ministério do Trabalho, o atendimento de NRs e ao RAT para fins de arrecadação da Receita Previdenciária.

10- Por que os documentos de cunho trabalhista (PCMSO, PPRA, laudo de insalubridade) e dos documentos de cunho previdenciário (CAT, PPP, LTCAT) devem conter as mesmas informações?

[Nilza] Não são as mesmas informações. Podermos afirmar se complementam e são complementares. Exemplo: tabela de ambientes requer informações no nível do ambiente como EPC. Depois, o arquivo de Condições Ambientais ~ Fatores de Riscos é no nível do trabalhador e o liga ao ambiente e aos EPI. As informações vão se complementando.

11 - É verdade que o nome e o número do CRM do médico do trabalho que emitir o ASO e solicitar exames será informado ao eSocial. Por que ele deve ser informado?

[Nilza] Correto. As informações sobre os médicos examinadores são requeridas no eSocial. Isso revelará todos os médicos que atuam no Brasil em medicina ocupacional, pois serão incluídos os números do CRM do coordenador e do examinador.

12 - É verdade que o papel do médico e do técnico de segurança do trabalho ganhará grande importância com a entrada em vigor do eSocial e por quê?

[Nilza] Haverá valorização da área SST e de seus profissionais em razão do nível de declarações requerido e seus impactos. Não existe cumprimento parcial de eSocial desta forma a equipe de SST terá igual relevância. Se suas informações não estiverem prontas na data de entrada do eSocial ou ocorrer problemas mensais a empresa não conseguirá emitir suas guias de recolhimento.

[Roberto] Algumas empresas praticam ações pouco éticas ou mesmo ilícitas “comprando" laudos, atestados. Há também profissionais da área de medicina e segurança do trabalho que produzem documentos em série na base do “copia” e “cola”. Ambas as práticas podem gerar problemas. Por isso, a demanda por serviços sérios deve aumentar.

13- Até mesmo punições de cunho disciplinar aplicadas ao trabalhador (advertência, suspensão) deverão ser informadas ao eSocial e por quê?

[Nilza] No Manual de Orientação 2.0 eSocial vigente este arquivo foi excluído atendendo o clamor das empresas.

14 - Qual a diferença entre insalubridade e periculosidade? No caso de supermercados, qual delas é mais comum, como é feito esse pagamento adicional e como informar isso?

[Nilza] Insalubridade depende de ter os agentes da tabela 22 do Manual 2.0 e dependendo do grau a empresa paga ao trabalhador 10, 20 ou 40 do salário mínimo. Será declarado no eSocial. A periculosidade também está na tabela 22 e o pagamento é de 30% do salario do trabalhador.

15 – Por que os envio dos arquivos de segurança do trabalho ganharam mais seis meses de prazo?

[Nilza] O principal ponto é porque estão sendo requeridas informações históricas sobre riscos e não apenas a partir da entrada do eSocial.

[Roberto] Foi publicada no Diário Oficial da União, no dia 25 de junho de 2015, a Resolução N1 do eSocial, assinada pelo Ministério da Fazenda, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência e Secretaria da Pequena Empresa. A norma definiu o cronograma:

"I – A transmissão dos eventos do empregador com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78.000.000,00 deverá ocorrer

a) A partir da competência setembro de 2016, obrigatoriedade de prestação de informações por meio do eSocial, exceto as relacionadas na alínea (b);

b) A partir da competência janeiro de 2017, obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.

II – A transmissão dos eventos para os demais obrigados ao eSocial deverá ocorrer

a) A partir da competência janeiro de 2017, obrigatoriedade de prestação de informações por meio do eSocial, exceto as relacionadas na alínea (b);

b) A partir da competência julho de 2017, obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho."

As autoridades sabem que há muita informalidade, em especial, no que diz respeito à segurança do trabalho. Por isso, o prazo foi estendido viabilizando a adequação das empresas às normas vigentes.